Wbrew pozorom, wdrożenie kasy fiskalnej do sklepu sprzedaży detalicznej nie jest procesem prostym. Trzeba tutaj trzymać się odpowiednich przepisów, które tę kwestię bardzo precyzyjnie regulują. Chodzi o to, iż kasy fiskalne będą urządzeniami odpowiadającymi za prawidłowość rozliczeń z US, a co za tym idzie, trzeba tutaj zagwarantować prawidłowość przebiegu procesu ich wdrożenia. Bardzo ważne będzie to, aby kasy fiskalne zostały prawidłowo podłączone i ustawione przez uprawniony do tego serwis. Do tego wszystkiego, całość zawsze musi być zgłoszona w US, aby od razu przypisać kasie fiskalnej niezbędny numer seryjny.
Zakup kasy fiskalnej.
W pierwszej kolejności, zanim dokonamy właściwego zakupu kasy fiskalnej, będziemy musieli zgłosić ten fakt z lokalnym urzędzie skarbowym. Tutaj zgłaszamy ile kas fiskalnych mamy zamiar zakupić, gdzie będziemy je eksploatować, oraz podajemy datę planowanego rozpoczęcia sprzedaży z ich zastosowaniem. Następnym krokiem będzie zakup właściwych kas fiskalnych oraz ich fiskalizacja. Tego procesu może jednak dokonać jedynie autoryzowany, posiadający specjalne uprawnienia serwis. Bardzo ważne, jest też to, iż ten sam serwis będzie musiał w przyszłości obsługiwać nasze kasy w razie jakichkolwiek napraw itp. Następnie trzeba będzie także zgłosić w US fakt przeprowadzenia fiskalizacji. Mamy na to 7 dni od daty jej przeprowadzenia. Potem w zasadzie będziemy mogli już eksploatować nasze kasy fiskalne w Bydgoszczy, aczkolwiek w dalszym ciągu stosując się do odpowiednich procedur.
Codzienne użytkowanie kas fiskalnych.
W toku codziennej eksploatacji kas fiskalnych, należy także pamiętać o kilku bardzo ważnych kwestiach. Przede wszystkim o raportach zmianowych i dobowych. Są one bardzo ważnym elementem codziennej obsługi kas fiskalnych. Bardzo istotne jest także to, iż wszystkie kopie dokumentów fiskalnych musimy magazynować i przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, na wypadek kontroli z US. Tak jak już też wspomnieliśmy, w kwestii serwisowania, zawsze musimy ściągać firmę która dokonywała montażu i fiskalizacji. Jeśli chcielibyśmy zmienić serwis kasy fiskalnych, trzeba będzie ten fakt zgłosić w US. W przeciwnym razie kasy fiskalne nie będą mogły być użytkowane.
Podsumowanie
Widzimy więc, iż zakup i wdrożenie kas fiskalnych do użytkowania w sklepach czy też innych punktach usługowych nie jest wcale takie proste, jakby się to mogło pozornie wydawać. Trzeba tutaj spełnić cały szereg różnorodnych wymogów, aczkolwiek przy odrobinie dobrego podejścia nie jest to aż tak bardzo wymagające, jakby się mogło pozornie wydawać. Możemy wręcz powiedzieć, iż przy dobrym nastawieniu i przestrzeganiu wszystkich zasad wdrażania i eksploatacji kas fiskalnych, raczej nie będziemy mieć z tym zadaniem jakichkolwiek większych problemów.